KYC для орендодавців: перевірки AML та PEP
Igloo надсилає вашим орендарям та іншим клієнтам короткий опитувальник, перевіряє їх за списками PEP та санкцій, якщо шаблон передбачає таку перевірку, і готує проєкт оцінки ризиків. Ви розглядаєте кожну справу й ухвалюєте рішення, а кожен крок фіксується.
- Перевірка за списками PEP та санкцій
- Оцінка ризиків
- Журнал активності та експорт у CSV
- Сертифіковано за ISO 27001
Коротко
KYC (know your customer — «знай свого клієнта») — це належна перевірка клієнтів, яку зобов'язані суб'єкти мають проводити згідно з ісландським Законом № 140/2018 про заходи з протидії відмиванню коштів та фінансуванню тероризму. Закон відносить до них компанії з нерухомості — незалежно від того, чи їхня діяльність полягає в безпосередній здачі нерухомості в оренду, чи в її продажу, — а також агентів з оренди, коли місячна орендна плата становить 10 000 євро або більше.
Належна перевірка означає ідентифікацію клієнта та його кінцевих бенефіціарних власників, перевірку на належність до політично значущих осіб і на санкції, оцінку ризику та зберігання записів щонайменше п'ять років.
Igloo (myigloo.is), ісландська платформа оренди, проводить ці перевірки орендарів та інших клієнтів для орендодавців. Рішення ухвалює орендодавець, і він залишається відповідальним згідно із законом.
Хто має проводити KYC і чому?
На кого поширюється закон
Стаття 2 Закону № 140/2018 перелічує зобов'язаних суб'єктів. Два пункти стосуються оренди:
- Компанії з нерухомості (fasteignafélög) — незалежно від того, чи їхня діяльність полягає в безпосередній здачі нерухомості в оренду, чи в її продажу (пункт n). Поріг орендної плати не застосовується.
- Агенти з оренди (leigumiðlarar) — коли місячна орендна плата становить 10 000 євро або більше (пункт o).
Фізичні особи, які здають в оренду власну нерухомість, у переліку відсутні. Закон не визначає, що таке компанія з нерухомості, тож якщо ви не впевнені, чи підпадає ваша діяльність під його дію, зверніться до Skatturinn.
(відкривається в новій вкладці)Чому існує цей обов'язок
Закон імплементує в Ісландії директиви ЄС про протидію відмиванню коштів. Нерухомість може використовуватися для відмивання коштів, тому закон очікує, що компанії, які здають в оренду або продають нерухомість, знають, з ким мають справу і звідки походять кошти.
Чого може коштувати недотримання
Skatturinn може вимагати виправлень і накладати на компанію штрафи: щоденні штрафи від 10 000 до 1 мільйона ISK та адміністративні штрафи від 500 000 до 500 мільйонів ISK. Його рішення публікуються на його вебсайті.
Що ви маєте бути готові показати
Skatturinn здійснює нагляд за компаніями з нерухомості та агентами з оренди згідно із законом. Нижче наведено обов'язки, які він може перевірити, і те, де Igloo бере роботу на себе.
| Обов'язок | Де встановлено | Роль Igloo |
|---|---|---|
| Письмова оцінка ризиків вашої діяльності | Закон 140/2018, ст. 5 (відкривається в новій вкладці) | Не входить до Igloo. Її складає ваша компанія. |
| Задокументовані політики, засоби контролю та процедури | Закон 140/2018, ст. 5a (відкривається в новій вкладці) | Не входить до Igloo. Їх встановлює ваша компанія. |
| Належна перевірка клієнта на початку ділових відносин, наприклад договору оренди | Закон 140/2018, ст. 8 і 10 (відкривається в новій вкладці) | Igloo проводить перевірку, прив'язану до kennitala клієнта: опитувальник, перевірка за списками, оцінка ризиків і рішення. |
| Перевірка, чи є клієнти та кінцеві бенефіціарні власники політично значущими особами | Закон 140/2018, ст. 17 (відкривається в новій вкладці) | Перевірка за списками PEP під час кожної перевірки KYC, шаблон якої її передбачає, як це роблять стандартні шаблони Igloo, та самодекларація клієнта в стандартних опитувальниках. |
| Перевірка за санкційними списками на початку відносин і регулярно впродовж їх тривання | Закон 68/2023, ст. 13 (відкривається в новій вкладці) | Перевірка за списками виконується під час кожної перевірки KYC, шаблон якої її передбачає, як це роблять стандартні шаблони Igloo. Верифікованого клієнта перевіряють повторно, коли верифікацію поновлюють; нову перевірку можна розпочати за 30 днів до спливання верифікації. |
| Постійний моніторинг відносин і регулярне оновлення інформації про клієнта | Закон 140/2018, ч. 4 ст. 10 (відкривається в новій вкладці) | Частково. Верифікація спливає через рік, тому її потрібно поновлювати. Igloo не здійснює моніторинг транзакцій. |
| Зберігання записів щонайменше п'ять років після завершення відносин | Закон 140/2018, ст. 28 (відкривається в новій вкладці) | Кожна справа зберігає відповіді, результати та рішення разом із журналом активності, який можна експортувати у CSV. |
| Повідомлення про підозрілі операції до підрозділу фінансової розвідки | Закон 140/2018, ст. 21 (відкривається в новій вкладці) | Не входить до Igloo. Повідомлення подає ваша компанія. |
| Навчання персоналу та призначення відповідальної особи з числа керівництва | Закон 140/2018, ст. 33 і 34 (відкривається в новій вкладці) | Не входить до Igloo. Це організовує ваша компанія. |
Як працює KYC в Igloo
П'ять кроків від першого запрошення до запису, який можна показати наглядовому органу.
- 01
Ви розпочинаєте перевірку
Виберіть шаблон і розпочніть перевірку для одного клієнта або виберіть кількох у списку клієнтів і розпочніть їх усі одразу.
- 02
Клієнт відповідає онлайн
Клієнт отримує посилання електронною поштою, входить в Igloo і відповідає на короткий опитувальник. Він відкривається лише для kennitala самого клієнта або, для компанії, для її верифікованих представників.
- 03
Перевірка за списками виконується автоматично
Коли клієнт надсилає відповіді, Igloo перевіряє його за списками PEP та санкцій, якщо шаблон передбачає таку перевірку, як це роблять стандартні шаблони Igloo.
- 04
Ви оцінюєте ризик і ухвалюєте рішення
Igloo готує проєкт оцінки ризиків на основі відповідей і результатів перевірки за списками. Ви оцінюєте кожен фактор, а потім підтверджуєте або відхиляєте клієнта.
- 05
Усе зафіксовано
Кожен крок потрапляє до журналу активності справи, який можна експортувати у CSV. Верифікація дійсна один рік, і у справі видно, коли вона спливає.
Шаблони, перевірка за списками та фіксація кожного кроку
Ваші шаблони визначають, про що запитує кожна перевірка і за якими списками перевіряють клієнта. Потім усі перевірки зібрано в одному списку, кожна — з власною справою та журналом активності.
Готові шаблони
Почніть зі стандартних шаблонів Igloo — для орендарів, для клієнтів послуг і лише для перевірки за списками — або скопіюйте один із них і адаптуйте.
Ваші власні запитання
Додавайте запитання з одним або кількома варіантами відповіді, текстові чи числові, уточнювальні запитання, вагу ризику для кожної відповіді та позначку на відповідях, що потребують розгляду.
Перевірка за списками PEP та санкцій
Igloo перевіряє кожного клієнта, коли той надсилає відповіді, якщо шаблон не вимикає перевірку за списками. Ви прив'язуєте справжній збіг до клієнта або виключаєте хибний, вказавши причину.
Оцінка ризиків
Igloo пропонує бал для кожного фактора ризику. Ви можете його змінити, але зниження запропонованого бала потребує примітки. Сума визначає рівень ризику: низький, середній, високий або дуже високий.
Черга завдань
Усі перевірки в одному списку з їхнім етапом (очікує клієнта, очікує перевірки за списками, очікує розгляду, підтверджено, відхилено або спливла) та рівнем ризику.
Журнал активності та експорт у CSV
Кожне запрошення, відповідь, перевірка за списками, зміна бала та рішення фіксуються із зазначенням, хто і коли це зробив. Експортуйте журнал у CSV, коли його запитає наглядовий орган.
Вручну чи з Igloo
| Завдання | Вручну | З Igloo |
|---|---|---|
| Знати, хто відповідав | Копії документів, надіслані електронною поштою | Опитувальник відкривається лише для kennitala клієнта |
| Перевірка за списками PEP та санкцій | Ручний пошук у кожному списку | Вбудовано в шаблон; збіги опрацьовуються у справі |
| Оцінка ризиків | Електронна таблиця | Запропонований бал для кожного фактора, який ви переглядаєте та надсилаєте |
| Аудиторський слід | Розкидано по пошті та папках | Один журнал активності на кожну справу з експортом у CSV |
| Спливання та поновлення | Нагадування в календарі | Дата спливання в кожній справі; нову перевірку можна розпочати за 30 днів до неї |
Безпека та захист даних
Сертифіковано за ISO 27001
Leiguskjól ehf., компанія, що стоїть за Igloo, сертифікована за ISO/IEC 27001:2022 щодо своєї системи управління інформаційною безпекою.
Сертифікат: IS-IA-2025-06-23-01
Дійсний до: Червень 2028
Персональні дані
Igloo обробляє персональні дані відповідно до GDPR та ісландського законодавства про захист даних. Кожна організація бачить лише перевірки своїх власних клієнтів.
Політика конфіденційностіПоширені запитання
Чи мають орендодавці в Ісландії проводити KYC орендарів?
Не всі. Закон № 140/2018 відносить до зобов'язаних суб'єктів компанії з нерухомості (fasteignafélög) — незалежно від того, чи здають вони нерухомість в оренду безпосередньо, чи продають її, — а також агентів з оренди, коли місячна орендна плата становить 10 000 євро або більше. Фізичні особи, які здають в оренду власну нерухомість, у переліку відсутні. Зобов'язані суб'єкти мають проводити належну перевірку клієнта на початку ділових відносин, наприклад договору оренди.
Що таке PEP?
Політично значуща особа (PEP) — це особа в Ісландії чи за кордоном, яка обіймає або обіймала визначну публічну посаду, наприклад міністр, депутат парламенту, суддя верховного суду, посол або член правління державної компанії. Її подружжя, діти та батьки, а також близькі партнери також враховуються. Закон № 140/2018 вимагає посиленої належної перевірки для PEP, зокрема щодо джерела їхніх коштів і статків. Стандартні шаблони Igloo перевіряють кожного клієнта за списками PEP і просять клієнтів це задекларувати.
Що має зробити орендар і скільки це триває?
Орендар відкриває посилання в листі із запрошенням, входить в Igloo і відповідає на опитувальник у вебі. Стандартний шаблон Igloo для орендарів ставить два запитання: звідки походять кошти на орендну плату та депозит і чи обіймає орендар або хтось із його близьких визначну публічну посаду. Це займає кілька хвилин, а опитувальник відкривається лише для облікового запису, до якого прив'язано kennitala орендаря.
Що станеться, якщо орендар є в санкційному списку?
Igloo позначає можливий збіг у справі, і клієнта не можна підтвердити, доки його не розглянуто. Якщо збіг справжній, Закон № 68/2023 про міжнародні санкції та заморожування коштів визначає, що ви повинні зробити, і це може включати заморожування коштів та невідкладне повідомлення органів влади. Igloo не заморожує кошти й не надсилає повідомлення за вас.
Як довго зберігаються записи?
Закон № 140/2018 вимагає зберігати записи належної перевірки щонайменше п'ять років після завершення ділових відносин, а Закон № 68/2023 встановлює такий самий строк для записів перевірки за санкційними списками. В Igloo кожна справа зберігає відповіді, результати перевірки за списками, оцінку ризиків і рішення разом із журналом активності, який ви можете експортувати у CSV для власного архіву.
Чи повідомляє Igloo про підозрілу діяльність за мене?
Ні. Ваша компанія є зобов'язаним суб'єктом, і закон вимагає, щоб її відповідальна особа своєчасно повідомляла про підозрілі операції до підрозділу фінансової розвідки (skrifstofa fjármálagreininga lögreglu). Igloo не подає повідомлень, але справа та її журнал активності містять факти, на які спирається повідомлення.
Чи можу я користуватися цим, якщо не збираю орендну плату через Igloo?
Так. KYC в Igloo не залежить від збору орендної плати. Клієнти надходять із ваших договорів оренди в Igloo або ви додаєте їх вручну, а перевірки розпочинаєте зі списку клієнтів.
Чи вирішує Igloo, чи буде клієнта прийнято?
Ні. Igloo готує справу: відповіді, результати перевірки за списками та запропонований бал для кожного фактора ризику. Ви оцінюєте фактори та підтверджуєте або відхиляєте клієнта, а журнал активності фіксує, хто і коли ухвалив рішення.
Як довго дійсна верифікація?
Верифікація дійсна один рік від дня початку перевірки. Дата її спливання відображається у справі та в списку справ, і ви можете розпочати нову перевірку клієнта, щойно до спливання попередньої залишиться 30 днів або менше.
Як отримати KYC в Igloo?
KYC вмикається для кожної організації за запитом. Поговоріть з нами, і ми налаштуємо його для вашої команди.
Більше для орендодавців
Перенесіть свій KYC в Igloo
Поговоріть з нами про налаштування KYC для вашої організації.
Ця сторінка містить загальну інформацію про Закон № 140/2018 і Закон № 68/2023 і не є юридичною консультацією. Чи застосовуються закони та як саме, залежить від вашої діяльності; зверніться до Skatturinn або до юриста.