Áreiðanleikakönnun (KYC) fyrir leigusala
Igloo sendir leigutökum og öðrum viðskiptavinum þínum stuttan spurningalista, skimar þá gegn PEP- og þvingunarlistum ef sniðmátið gerir ráð fyrir skimun og gerir drög að áhættumati. Þú ferð yfir hvert mál og tekur ákvörðun, og hvert skref er skráð.
- Skimun gegn PEP- og þvingunarlistum
- Áhættumat
- Atburðaskrá og útflutningur
- ISO 27001 vottað
Í stuttu máli
Áreiðanleikakönnun (KYC, e. know your customer) er sú könnun á viðskiptavinum sem tilkynningarskyldum aðilum ber að framkvæma samkvæmt lögum nr. 140/2018 um aðgerðir gegn peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka. Lögin telja fasteignafélög til þeirra, hvort sem starfsemin snýst um beina leigu eða sölu fasteigna, og leigumiðlara þegar mánaðarleg leiga nemur 10.000 evrum eða meira.
Í áreiðanleikakönnun felst að bera kennsl á viðskiptavininn og raunverulega eigendur, kanna hvort viðkomandi sé í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla eða sæti þvingunaraðgerðum, meta áhættuna og varðveita gögnin í að minnsta kosti fimm ár.
Igloo (myigloo.is) er íslenskur leiguvettvangur sem framkvæmir þessar kannanir á leigutökum og öðrum viðskiptavinum fyrir leigusala. Leigusalinn tekur ákvarðanirnar og ber áfram ábyrgð samkvæmt lögunum.
Hverjir þurfa að framkvæma áreiðanleikakönnun og af hverju?
Hverja lögin ná til
Í 2. gr. laga nr. 140/2018 eru tilkynningarskyldir aðilar taldir upp. Tveir liðir varða útleigu:
- Fasteignafélög, hvort sem starfsemin snýst um beina leigu eða sölu fasteigna (n-liður). Engin viðmiðunarfjárhæð leigu á við.
- Leigumiðlarar, þegar mánaðarlegar leigugreiðslur nema 10.000 evrum eða meira (o-liður).
Einstaklingar sem leigja út eigin eignir eru ekki taldir upp. Lögin skilgreina ekki hvað telst fasteignafélag, svo ef þú ert í vafa um hvort starfsemin falli undir lögin skaltu leita til Skattsins.
(opnast í nýjum flipa)Tilgangur skyldunnar
Lögin innleiða tilskipanir Evrópusambandsins um aðgerðir gegn peningaþvætti. Fasteignir má nota til að þvætta fé og því gera lögin þá kröfu að fyrirtæki sem leigja út eða selja fasteignir viti við hverja þau eiga viðskipti og hvaðan fjármunirnir koma.
Viðurlög
Skatturinn getur krafist úrbóta og sektað fyrirtækið: dagsektir nema frá 10.000 kr. til 1 milljónar kr. á dag og stjórnvaldssektir frá 500.000 kr. til 500 milljóna kr. Ákvarðanirnar eru birtar á vef Skattsins.
Hvað þú þarft að geta sýnt fram á
Skatturinn hefur eftirlit með fasteignafélögum og leigumiðlurum samkvæmt lögunum. Hér að neðan eru skyldurnar sem embættið getur kannað og hvar Igloo tekur að sér vinnuna.
| Skylda | Lagastoð | Hlutur Igloo |
|---|---|---|
| Skriflegt áhættumat á starfseminni | Lög nr. 140/2018, 5. gr. (opnast í nýjum flipa) | Ekki hluti af Igloo. Fyrirtækið þitt vinnur það. |
| Skjalfest stefna, stýringar og verkferlar | Lög nr. 140/2018, 5. gr. a (opnast í nýjum flipa) | Ekki hluti af Igloo. Fyrirtækið þitt setur þau. |
| Áreiðanleikakönnun þegar samningssamband, til dæmis leigusamningur, hefst | Lög nr. 140/2018, 8. og 10. gr. (opnast í nýjum flipa) | Igloo framkvæmir könnunina, bundna kennitölu viðskiptavinarins: spurningalista, skimun, áhættumat og ákvörðun. |
| Að kanna hvort viðskiptavinir og raunverulegir eigendur séu í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla | Lög nr. 140/2018, 17. gr. (opnast í nýjum flipa) | PEP-skimun í hverri könnun sem sniðmátið gerir ráð fyrir, eins og stöðluð sniðmát Igloo gera, og yfirlýsing viðskiptavinar í stöðluðu spurningalistunum. |
| Skimun gegn þvingunarlistum í upphafi viðskipta og reglulega á meðan samningssambandið varir | Lög nr. 68/2023, 13. gr. (opnast í nýjum flipa) | Skimun fer fram í hverri könnun sem sniðmátið gerir ráð fyrir, eins og stöðluð sniðmát Igloo gera. Staðfestur viðskiptavinur er skimaður aftur þegar staðfestingin er endurnýjuð; ný könnun getur hafist 30 dögum áður en hún rennur út. |
| Reglubundið eftirlit með samningssambandi og regluleg uppfærsla upplýsinga um viðskiptavini | Lög nr. 140/2018, 4. mgr. 10. gr. (opnast í nýjum flipa) | Að hluta. Staðfesting rennur út eftir eitt ár svo endurnýja þarf hana. Igloo vaktar ekki færslur. |
| Varðveisla gagna í að minnsta kosti fimm ár eftir að samningssambandi lýkur | Lög nr. 140/2018, 28. gr. (opnast í nýjum flipa) | Hvert mál geymir svör, niðurstöður og ákvörðun ásamt atburðaskrá sem má flytja út sem CSV-skrá. |
| Tilkynningar um grunsamleg viðskipti til skrifstofu fjármálagreininga lögreglu | Lög nr. 140/2018, 21. gr. (opnast í nýjum flipa) | Ekki hluti af Igloo. Fyrirtækið þitt sendir tilkynningar. |
| Þjálfun starfsfólks og ábyrgðarmaður úr hópi stjórnenda | Lög nr. 140/2018, 33. og 34. gr. (opnast í nýjum flipa) | Ekki hluti af Igloo. Fyrirtækið þitt sér um það. |
Svona virkar áreiðanleikakönnun í Igloo
Fimm skref frá fyrsta boði að gögnum sem þú getur sýnt eftirlitsaðila.
- 01
Þú stofnar könnun
Veldu sniðmát og stofnaðu könnun fyrir einn viðskiptavin, eða veldu marga í viðskiptavinalistanum og stofnaðu kannanir fyrir þá alla í einu.
- 02
Viðskiptavinurinn svarar á netinu
Viðskiptavinurinn fær hlekk í tölvupósti, skráir sig inn á Igloo og svarar stuttum spurningalista. Spurningalistinn opnast aðeins fyrir kennitölu viðskiptavinarins eða, ef um fyrirtæki er að ræða, staðfesta fyrirsvarsmenn þess.
- 03
Skimun fer fram sjálfkrafa
Þegar viðskiptavinurinn sendir inn svörin skimar Igloo hann gegn PEP- og þvingunarlistum ef sniðmátið gerir ráð fyrir skimun, eins og stöðluð sniðmát Igloo gera.
- 04
Þú metur áhættuna og tekur ákvörðun
Igloo gerir drög að áhættumati út frá svörunum og niðurstöðum skimunar. Þú gefur hverjum þætti einkunn og staðfestir síðan viðskiptavininn eða hafnar honum.
- 05
Allt er skráð
Hvert skref fer í atburðaskrá málsins, sem þú getur flutt út sem CSV-skrá. Staðfesting gildir í eitt ár og málið sýnir hvenær hún rennur út.
Sniðmát, skimun og skráning á hverju skrefi
Sniðmátin þín ráða því hvað er spurt um í hverri könnun og gegn hverju er skimað. Allar kannanir eru svo á einum lista, hver með sitt mál og sína atburðaskrá.
Tilbúin sniðmát
Byrjaðu með stöðluðum sniðmátum Igloo fyrir leigutaka, þjónustuviðskiptavini og skimun eingöngu, eða afritaðu eitt og lagaðu það að þínum þörfum.
Eigin spurningar
Bættu við fjölvalsspurningum með einu eða fleiri svörum, spurningum sem svarað er með texta eða tölu, framhaldsspurningum, áhættuvægi á hvert svar og merkingu á svör sem þarf að yfirfara.
Skimun gegn PEP- og þvingunarlistum
Igloo skimar hvern viðskiptavin þegar svörin berast, nema slökkt sé á skimun í sniðmátinu. Þú úthlutar réttri samsvörun á viðskiptavininn eða útilokar ranga og skráir ástæðuna.
Áhættumat
Igloo leggur til einkunn fyrir hvern áhættuþátt. Þú getur breytt henni en ef þú lækkar tillöguna þarftu að skrá athugasemd. Samtalan ræður áhættustiginu: lágt, miðlungs, hátt eða mjög hátt.
Verkefnalisti
Allar kannanir á einum lista, með stöðu (beðið eftir viðskiptavini, beðið eftir skimun, bíður yfirferðar, staðfest, hafnað eða útrunnið) og áhættustigi.
Atburðaskrá og útflutningur
Hvert boð, svar, skimun, breyting á einkunn og ákvörðun er skráð ásamt því hver gerði hvað og hvenær. Fluttu skrána út sem CSV-skrá þegar eftirlitsaðili biður um hana.
Handvirkt eða með Igloo
| Verkþáttur | Handvirkt | Með Igloo |
|---|---|---|
| Hver svaraði | Afrit af skilríkjum send í tölvupósti | Spurningalistinn opnast aðeins fyrir kennitölu viðskiptavinarins |
| Skimun gegn PEP- og þvingunarlistum | Handvirk leit á hverjum lista | Hluti af sniðmátinu og samsvaranir eru afgreiddar í málinu |
| Áhættumat | Töflureiknir | Igloo leggur til einkunn fyrir hvern þátt og þú ferð yfir hana og staðfestir |
| Rekjanleiki | Dreift um tölvupóst og möppur | Ein atburðaskrá fyrir hvert mál, hægt að flytja út sem CSV |
| Gildistími og endurnýjun | Áminningar í dagatali | Gildistími á hverju máli og ný könnun getur hafist 30 dögum áður en hann rennur út |
Öryggi og persónuvernd
ISO 27001 vottað
Leiguskjól ehf., félagið á bak við Igloo, er með ISO/IEC 27001:2022 vottun fyrir stjórnkerfi upplýsingaöryggis.
Vottun: IS-IA-2025-06-23-01
Gildir til: júní 2028
Persónuupplýsingar
Igloo vinnur persónuupplýsingar í samræmi við GDPR og íslensk persónuverndarlög. Hver aðgangur sér aðeins kannanir á eigin viðskiptavinum.
PersónuverndarstefnaAlgengar spurningar
Þurfa leigusalar að framkvæma áreiðanleikakönnun á leigutökum?
Ekki allir. Lög nr. 140/2018 telja fasteignafélög til tilkynningarskyldra aðila, hvort sem þau leigja út eða selja fasteignir, og leigumiðlara þegar mánaðarleg leiga nemur 10.000 evrum eða meira. Einstaklingar sem leigja út eigin eignir eru ekki taldir upp. Tilkynningarskyldir aðilar þurfa að framkvæma áreiðanleikakönnun þegar samningssamband, til dæmis leigusamningur, hefst.
Hvað er PEP?
Einstaklingur í áhættuhópi vegna stjórnmálalegra tengsla (PEP) er einstaklingur, hér á landi eða erlendis, sem er eða hefur verið háttsettur í opinberri þjónustu, til dæmis ráðherra, þingmaður, hæstaréttardómari, sendiherra eða stjórnarmaður í fyrirtæki í eigu ríkisins. Maki, börn og foreldrar viðkomandi og nánir samstarfsmenn teljast einnig með. Lög nr. 140/2018 gera kröfu um aukna áreiðanleikakönnun gagnvart slíkum einstaklingum, meðal annars um uppruna fjármuna og eigna. Stöðluð sniðmát Igloo skima alla viðskiptavini gegn PEP-listum og í þeim eru viðskiptavinir spurðir út í það.
Hvað þarf leigutakinn að gera og hvað tekur það langan tíma?
Leigutakinn opnar hlekkinn í boðspóstinum, skráir sig inn á Igloo og svarar spurningalistanum á vefnum. Staðlað sniðmát Igloo fyrir leigutaka hefur tvær spurningar: hvaðan fé til greiðslu leigu og tryggingar kemur og hvort leigutakinn, náinn ættingi eða náinn samstarfsmaður gegni háttsettri stöðu í opinberri þjónustu. Það tekur nokkrar mínútur og spurningalistinn opnast aðeins á aðgangi sem er skráður á kennitölu leigutakans.
Hvað gerist ef leigutaki er á lista yfir þvingunaraðgerðir?
Igloo merkir mögulega samsvörun í málinu og ekki er hægt að staðfesta viðskiptavininn fyrr en hún hefur verið yfirfarin. Reynist samsvörunin rétt gilda lög nr. 68/2023 um framkvæmd alþjóðlegra þvingunaraðgerða og frystingu fjármuna um það sem þér ber að gera, sem getur falið í sér að frysta fjármuni og tilkynna stjórnvöldum um það án tafar. Igloo frystir ekki fjármuni og sendir ekki tilkynningar fyrir þína hönd.
Hversu lengi þarf að geyma gögnin?
Samkvæmt lögum nr. 140/2018 skal varðveita gögn úr áreiðanleikakönnun í að minnsta kosti fimm ár eftir að samningssambandi lýkur, og lög nr. 68/2023 kveða á um sama tíma fyrir gögn um skimun gegn þvingunarlistum. Í Igloo geymir hvert mál svör, niðurstöður skimunar, áhættumat og ákvörðun ásamt atburðaskrá sem þú getur flutt út sem CSV-skrá.
Tilkynnir Igloo grunsamleg viðskipti fyrir mig?
Nei. Fyrirtækið þitt er tilkynningarskyldi aðilinn og samkvæmt lögunum skal ábyrgðarmaður þess tilkynna grunsamleg viðskipti tímanlega til skrifstofu fjármálagreininga lögreglu. Igloo sendir ekki tilkynningar, en málið og atburðaskrá þess geyma upplýsingarnar sem tilkynning byggir á.
Get ég notað þetta ef ég innheimti ekki leigu í gegnum Igloo?
Já. Áreiðanleikakannanir í Igloo eru óháðar innheimtu leigu. Viðskiptavinir koma úr leigusamningum þínum í Igloo eða þú skráir þá handvirkt, og þú stofnar kannanir úr viðskiptavinalistanum.
Ákveður Igloo hvort viðskiptavinur sé samþykktur?
Nei. Igloo undirbýr málið: svörin, niðurstöður skimunar og tillögu að einkunn fyrir hvern áhættuþátt. Þú gefur þáttunum einkunn og staðfestir viðskiptavininn eða hafnar honum, og atburðaskráin sýnir hver tók ákvörðunina og hvenær.
Hversu lengi gildir staðfesting?
Staðfesting gildir í eitt ár frá því að könnunin hófst. Gildistíminn sést á málinu og í listanum yfir mál, og hægt er að hefja nýja könnun á viðskiptavininum þegar 30 dagar eða minna eru eftir af honum.
Hvernig fæ ég áreiðanleikakannanir í Igloo?
Áreiðanleikakannanir eru virkjaðar fyrir hvern aðgang fyrir sig. Hafðu samband og við setjum þær upp fyrir teymið þitt.
Meira fyrir leigusala
Sinntu áreiðanleikakönnunum í Igloo
Hafðu samband og við setjum upp áreiðanleikakannanir fyrir aðganginn þinn.
Þessi síða veitir almennar upplýsingar um lög nr. 140/2018 og lög nr. 68/2023 og er ekki lögfræðiráðgjöf. Hvort og hvernig lögin eiga við ræðst af starfsemi þinni; leitaðu til Skattsins eða lögmanns ef þú ert í vafa.