Kontrole KYC i AML dla wynajmujących
Igloo wysyła Twoim najemcom i innym klientom krótki kwestionariusz, sprawdza ich względem list PEP i sankcyjnych, jeśli szablon obejmuje sprawdzenie list, oraz przygotowuje projekt oceny ryzyka. Ty przeglądasz każdą sprawę i podejmujesz decyzję, a każdy krok jest zapisywany.
- Sprawdzanie list PEP i sankcyjnych
- Ocena ryzyka
- Dziennik aktywności i eksport CSV
- Certyfikat ISO 27001
W skrócie
KYC (poznaj swojego klienta) to procedura należytej staranności wobec klienta, którą instytucje obowiązane muszą stosować na mocy islandzkiej ustawy nr 140/2018 o środkach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawa wymienia wśród nich spółki nieruchomościowe, niezależnie od tego, czy ich działalność polega na bezpośrednim wynajmie nieruchomości, czy na ich sprzedaży, oraz pośredników w najmie, gdy miesięczny czynsz wynosi 10 000 EUR lub więcej.
Należyta staranność oznacza identyfikację klienta i ewentualnych beneficjentów rzeczywistych, sprawdzenie pod kątem osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) i sankcji, ocenę ryzyka oraz przechowywanie dokumentacji przez co najmniej pięć lat.
Igloo (myigloo.is), islandzka platforma najmu, przeprowadza te kontrole najemców i innych klientów na zlecenie wynajmujących. Wynajmujący podejmuje decyzje i pozostaje odpowiedzialny na mocy ustawy.
Kto musi przeprowadzać KYC i dlaczego?
Kogo obejmuje ustawa
Artykuł 2 ustawy nr 140/2018 wymienia instytucje obowiązane. Dwa punkty dotyczą wynajmu:
- Spółki nieruchomościowe (fasteignafélög), niezależnie od tego, czy ich działalność polega na bezpośrednim wynajmie nieruchomości, czy na ich sprzedaży (punkt n). Nie obowiązuje żaden próg czynszu.
- Pośrednicy w najmie (leigumiðlarar), gdy miesięczny czynsz wynosi 10 000 EUR lub więcej (punkt o).
Osoby fizyczne wynajmujące własne nieruchomości nie są wymienione. Ustawa nie definiuje spółki nieruchomościowej, więc jeśli nie masz pewności, czy Twoja działalność jest objęta ustawą, zapytaj Skatturinn.
(otwiera się w nowej karcie)Skąd bierze się ten obowiązek
Ustawa wdraża w Islandii unijne dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Nieruchomości mogą służyć do prania pieniędzy, dlatego prawo wymaga, aby firmy wynajmujące lub sprzedające nieruchomości wiedziały, z kim prowadzą interesy i skąd pochodzą pieniądze.
Ile może kosztować brak zgodności
Skatturinn może zażądać usunięcia uchybień i nałożyć na firmę kary: kary dzienne od 10 000 ISK do 1 mln ISK oraz kary administracyjne od 500 000 ISK do 500 mln ISK. Jego decyzje są publikowane na jego stronie internetowej.
Co musisz być w stanie wykazać
Skatturinn nadzoruje spółki nieruchomościowe i pośredników w najmie na mocy ustawy. Poniżej obowiązki, które może sprawdzić, oraz zakres, w jakim Igloo przejmuje pracę.
| Obowiązek | Podstawa prawna | Rola Igloo |
|---|---|---|
| Pisemna ocena ryzyka Twojej działalności | Ustawa 140/2018, art. 5 (otwiera się w nowej karcie) | Poza zakresem Igloo. Sporządza ją Twoja firma. |
| Udokumentowane polityki, mechanizmy kontroli i procedury | Ustawa 140/2018, art. 5a (otwiera się w nowej karcie) | Poza zakresem Igloo. Ustala je Twoja firma. |
| Należyta staranność wobec klienta przy nawiązaniu stosunku gospodarczego, takiego jak umowa najmu | Ustawa 140/2018, art. 8 i 10 (otwiera się w nowej karcie) | Igloo przeprowadza kontrolę powiązaną z kennitala klienta: kwestionariusz, sprawdzenie list, ocenę ryzyka i decyzję. |
| Sprawdzanie, czy klienci i beneficjenci rzeczywiści zajmują eksponowane stanowiska polityczne | Ustawa 140/2018, art. 17 (otwiera się w nowej karcie) | Sprawdzenie list PEP w każdej kontroli, której szablon je obejmuje, tak jak standardowe szablony Igloo, oraz oświadczenie klienta w standardowych kwestionariuszach. |
| Sprawdzanie list sankcyjnych przy nawiązaniu stosunku i regularnie w czasie jego trwania | Ustawa 68/2023, art. 13 (otwiera się w nowej karcie) | Sprawdzenie list odbywa się w każdej kontroli, której szablon je obejmuje, tak jak standardowe szablony Igloo. Zweryfikowany klient jest sprawdzany ponownie przy odnowieniu weryfikacji; nową kontrolę można rozpocząć 30 dni przed wygaśnięciem weryfikacji. |
| Bieżące monitorowanie stosunku gospodarczego i regularna aktualizacja informacji o kliencie | Ustawa 140/2018, art. 10 ust. 4 (otwiera się w nowej karcie) | Częściowo. Weryfikacja wygasa po roku, więc trzeba ją odnowić. Igloo nie monitoruje transakcji. |
| Przechowywanie dokumentacji przez co najmniej pięć lat po zakończeniu stosunku gospodarczego | Ustawa 140/2018, art. 28 (otwiera się w nowej karcie) | Każda sprawa zachowuje odpowiedzi, wyniki i decyzję wraz z dziennikiem aktywności, który możesz wyeksportować jako CSV. |
| Zgłaszanie podejrzanych transakcji do jednostki analityki finansowej | Ustawa 140/2018, art. 21 (otwiera się w nowej karcie) | Poza zakresem Igloo. Zgłoszeń dokonuje Twoja firma. |
| Szkolenie pracowników i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej spośród kierownictwa | Ustawa 140/2018, art. 33 i 34 (otwiera się w nowej karcie) | Poza zakresem Igloo. Organizuje je Twoja firma. |
Jak działa KYC w Igloo
Pięć kroków od pierwszego zaproszenia do dokumentacji, którą możesz pokazać organowi nadzoru.
- 01
Rozpoczynasz kontrolę
Wybierz szablon i rozpocznij kontrolę jednego klienta albo zaznacz kilku na liście klientów i rozpocznij je za jednym razem.
- 02
Klient odpowiada online
Klient otrzymuje link e-mailem, loguje się do Igloo i odpowiada na krótki kwestionariusz. Otwiera się on wyłącznie dla kennitala klienta lub, w przypadku firmy, jej zweryfikowanych reprezentantów.
- 03
Sprawdzenie list uruchamia się automatycznie
Gdy klient prześle odpowiedzi, Igloo sprawdza go względem list PEP i sankcyjnych, jeśli szablon obejmuje sprawdzenie list, tak jak standardowe szablony Igloo.
- 04
Oceniasz ryzyko i decydujesz
Igloo przygotowuje projekt oceny ryzyka na podstawie odpowiedzi i wyników sprawdzenia list. Ty oceniasz każdy czynnik, a następnie weryfikujesz lub odrzucasz klienta.
- 05
Wszystko jest zapisane
Każdy krok trafia do dziennika aktywności sprawy, który możesz wyeksportować jako CSV. Weryfikacja jest ważna przez rok, a sprawa pokazuje, kiedy wygasa.
Szablony, sprawdzanie list i zapis każdego kroku
Twoje szablony określają, o co pyta każda kontrola i względem jakich list sprawdza klienta. Wszystkie kontrole trafiają następnie na jedną listę, każda z własną sprawą i dziennikiem aktywności.
Gotowe szablony
Zacznij od standardowych szablonów Igloo dla najemców, dla klientów usług i dla samego sprawdzenia list, albo skopiuj jeden z nich i dostosuj go.
Twoje własne pytania
Dodawaj pytania jednokrotnego i wielokrotnego wyboru, tekstowe lub liczbowe, pytania uzupełniające, wagę ryzyka dla każdej odpowiedzi oraz oznaczenie odpowiedzi wymagających przeglądu.
Sprawdzanie list PEP i sankcyjnych
Igloo sprawdza każdego klienta w chwili przesłania odpowiedzi, chyba że szablon wyłącza sprawdzenie list. Prawdziwe dopasowanie łączysz z klientem, a fałszywe wykluczasz, podając powód.
Ocena ryzyka
Igloo proponuje ocenę dla każdego czynnika ryzyka. Możesz ją zmienić, ale obniżenie proponowanej oceny wymaga notatki. Suma wyznacza poziom ryzyka: niski, średni, wysoki lub bardzo wysoki.
Kolejka zadań
Każda kontrola na jednej liście, z jej etapem (oczekuje na klienta, oczekuje na sprawdzenie list, oczekuje na przegląd, zweryfikowana, odrzucona lub wygasła) i poziomem ryzyka.
Dziennik aktywności i eksport CSV
Każde zaproszenie, odpowiedź, sprawdzenie list, zmiana oceny i decyzja są zapisywane wraz z informacją, kto i kiedy je wykonał. Wyeksportuj dziennik jako CSV, gdy poprosi o niego organ nadzoru.
Ręcznie czy z Igloo
| Zadanie | Ręcznie | Z Igloo |
|---|---|---|
| Wiedza, kto odpowiedział | Kopie dokumentów tożsamości wysyłane e-mailem | Kwestionariusz otwiera się wyłącznie dla kennitala klienta |
| Sprawdzanie list PEP i sankcyjnych | Ręczne przeszukiwanie każdej listy | Wbudowane w szablon; dopasowania obsługuje się w sprawie |
| Ocena ryzyka | Arkusz kalkulacyjny | Proponowana ocena każdego czynnika, którą przeglądasz i przesyłasz |
| Ślad audytowy | Rozproszony po e-mailach i folderach | Jeden dziennik aktywności na sprawę, z eksportem do CSV |
| Wygaśnięcie i odnowienie | Przypomnienia w kalendarzu | Data wygaśnięcia na każdej sprawie; nową kontrolę można rozpocząć 30 dni przed nią |
Bezpieczeństwo i ochrona danych
Certyfikat ISO 27001
Leiguskjól ehf., firma stojąca za Igloo, posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2022 dla swojego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Certyfikat: IS-IA-2025-06-23-01
Ważny do: Czerwiec 2028
Dane osobowe
Igloo przetwarza dane osobowe zgodnie z GDPR i islandzkim prawem o ochronie danych. Każda organizacja widzi wyłącznie kontrole własnych klientów.
Polityka prywatnościNajczęściej zadawane pytania
Czy wynajmujący w Islandii muszą przeprowadzać KYC najemców?
Nie wszyscy. Ustawa nr 140/2018 wymienia jako instytucje obowiązane spółki nieruchomościowe (fasteignafélög), niezależnie od tego, czy wynajmują nieruchomości bezpośrednio, czy je sprzedają, oraz pośredników w najmie, gdy miesięczny czynsz wynosi 10 000 EUR lub więcej. Osoby fizyczne wynajmujące własne nieruchomości nie są wymienione. Instytucje obowiązane muszą stosować należytą staranność wobec klienta przy nawiązaniu stosunku gospodarczego, takiego jak umowa najmu.
Co to jest PEP?
Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) to osoba w Islandii lub za granicą, która pełni lub pełniła znaczącą funkcję publiczną, na przykład minister, poseł, sędzia sądu najwyższego, ambasador lub członek zarządu spółki państwowej. Zalicza się do nich także małżonka, dzieci i rodziców takiej osoby oraz jej bliskich współpracowników. Ustawa nr 140/2018 wymaga wobec PEP rozszerzonej należytej staranności, w tym co do źródła ich środków i majątku. Standardowe szablony Igloo sprawdzają każdego klienta względem list PEP i proszą klientów o złożenie oświadczenia w tej sprawie.
Co musi zrobić najemca i ile to trwa?
Najemca otwiera link w e-mailu z zaproszeniem, loguje się do Igloo i odpowiada na kwestionariusz online. Standardowy szablon Igloo dla najemców zadaje dwa pytania: skąd pochodzą pieniądze na czynsz i kaucję oraz czy najemca lub ktoś z jego bliskich zajmuje znaczące stanowisko publiczne. Zajmuje to kilka minut, a kwestionariusz otwiera się wyłącznie dla konta przypisanego do kennitala najemcy.
Co się dzieje, gdy najemca figuruje na liście sankcyjnej?
Igloo oznacza możliwe dopasowanie w sprawie, a klienta nie można zweryfikować, dopóki nie zostanie ono przejrzane. Jeśli dopasowanie jest prawdziwe, ustawa nr 68/2023 o międzynarodowych sankcjach i zamrażaniu środków określa, co musisz zrobić, co może obejmować zamrożenie środków i niezwłoczne powiadomienie organów. Igloo nie zamraża środków ani nie wysyła powiadomień w Twoim imieniu.
Jak długo przechowuje się dokumentację?
Ustawa nr 140/2018 wymaga przechowywania dokumentacji należytej staranności przez co najmniej pięć lat po zakończeniu stosunku gospodarczego, a ustawa nr 68/2023 ustala ten sam okres dla dokumentacji sprawdzania list sankcyjnych. W Igloo każda sprawa zachowuje odpowiedzi, wyniki sprawdzenia list, ocenę ryzyka i decyzję wraz z dziennikiem aktywności, który możesz wyeksportować jako CSV do własnej dokumentacji.
Czy Igloo zgłasza za mnie podejrzaną działalność?
Nie. Twoja firma jest instytucją obowiązaną, a ustawa wymaga, aby jej osoba odpowiedzialna w odpowiednim czasie zgłaszała podejrzane transakcje do jednostki analityki finansowej (skrifstofa fjármálagreininga lögreglu). Igloo nie składa zgłoszeń, ale sprawa i jej dziennik aktywności zawierają fakty, na których opiera się zgłoszenie.
Czy mogę z tego korzystać, jeśli nie pobieram czynszu przez Igloo?
Tak. KYC w Igloo nie zależy od poboru czynszu. Klienci pochodzą z Twoich umów najmu w Igloo albo dodajesz ich ręcznie, a ich kontrole rozpoczynasz z listy klientów.
Czy Igloo decyduje, czy klient zostanie zaakceptowany?
Nie. Igloo przygotowuje sprawę: odpowiedzi, wyniki sprawdzenia list i proponowaną ocenę każdego czynnika ryzyka. Ty oceniasz czynniki i weryfikujesz lub odrzucasz klienta, a dziennik aktywności zapisuje, kto i kiedy podjął decyzję.
Jak długo ważna jest weryfikacja?
Weryfikacja jest ważna przez rok od dnia rozpoczęcia kontroli. Jej data wygaśnięcia jest widoczna w sprawie i na liście spraw, a nową kontrolę klienta możesz rozpocząć, gdy do wygaśnięcia poprzedniej pozostaje 30 dni lub mniej.
Jak uzyskać KYC w Igloo?
KYC jest włączane dla każdej organizacji na życzenie. Porozmawiaj z nami, a skonfigurujemy je dla Twojego zespołu.
Więcej dla wynajmujących
Przenieś swoje KYC do Igloo
Porozmawiaj z nami o skonfigurowaniu KYC dla Twojej organizacji.
Ta strona zawiera ogólne informacje o ustawie nr 140/2018 i ustawie nr 68/2023, a nie poradę prawną. To, czy i jak te ustawy mają zastosowanie, zależy od Twojej działalności; skonsultuj się ze Skatturinn lub prawnikiem.