KYC for udlejere: kundekendskab og AML-tjek
Igloo sender dine lejere og andre kunder et kort spørgeskema, screener dem mod PEP- og sanktionslister, hvis skabelonen omfatter screening, og udarbejder et udkast til risikovurdering. Du gennemgår hver sag og beslutter, og hvert trin logges.
- PEP- og sanktionsscreening
- Risikovurdering
- Aktivitetslog og CSV-eksport
- ISO 27001‑certificeret
Kort fortalt
KYC (know your customer) er den kundekendskabsprocedure, som forpligtede enheder skal gennemføre efter Islands lov nr. 140/2018 om foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme. Loven nævner ejendomsselskaber blandt dem, uanset om deres virksomhed består i at udleje ejendom direkte eller at sælge den, samt udlejningsformidlere, når den månedlige leje er 10.000 euro eller derover.
Kundekendskab betyder at identificere kunden og eventuelle reelle ejere, tjekke for politisk eksponerede personer og sanktioner, vurdere risikoen og opbevare oplysningerne i mindst fem år.
Igloo (myigloo.is), en islandsk udlejningsplatform, gennemfører disse tjek på lejere og andre kunder for udlejere. Udlejeren træffer afgørelserne og er fortsat ansvarlig efter loven.
Hvem skal gennemføre KYC, og hvorfor?
Hvem loven omfatter
§ 2 i lov nr. 140/2018 opregner de forpligtede enheder. To punkter vedrører udlejning:
- Ejendomsselskaber (fasteignafélög), uanset om deres virksomhed består i at udleje ejendom direkte eller at sælge den (litra n). Der gælder ingen beløbsgrænse for lejen.
- Udlejningsformidlere (leigumiðlarar), når den månedlige leje udgør 10.000 euro eller derover (litra o).
Privatpersoner, der udlejer deres egen ejendom, er ikke nævnt. Loven definerer ikke, hvad et ejendomsselskab er, så hvis du er i tvivl om, hvorvidt din virksomhed er omfattet, så spørg Skatturinn.
(åbner i en ny fane)Hvorfor forpligtelsen findes
Loven gennemfører EU's hvidvaskdirektiver i Island. Fast ejendom kan bruges til at hvidvaske penge, så loven forventer, at virksomheder, der udlejer eller sælger ejendom, ved, hvem de handler med, og hvor pengene kommer fra.
Hvad manglende overholdelse kan koste
Skatturinn kan kræve rettelser og give virksomheden bøder: dagbøder på 10.000 til 1 million ISK og administrative bøder på 500.000 til 500 millioner ISK. Dets afgørelser offentliggøres på dets hjemmeside.
Hvad du skal kunne dokumentere
Skatturinn fører tilsyn med ejendomsselskaber og udlejningsformidlere efter loven. Nedenfor er de pligter, det kan kontrollere, og hvor Igloo tager arbejdet på sig.
| Pligt | Hjemmel | Igloos del |
|---|---|---|
| En skriftlig risikovurdering af din virksomhed | Lov nr. 140/2018, § 5 (åbner i en ny fane) | Ikke en del af Igloo. Din virksomhed skriver den. |
| Dokumenterede politikker, kontroller og procedurer | Lov nr. 140/2018, § 5 a (åbner i en ny fane) | Ikke en del af Igloo. Din virksomhed fastsætter dem. |
| Kundekendskabsprocedure, når et forretningsforhold, såsom et lejemål, indledes | Lov nr. 140/2018, §§ 8 og 10 (åbner i en ny fane) | Igloo gennemfører tjekket, knyttet til kundens kennitala: spørgeskema, screening, risikovurdering og afgørelse. |
| Tjek af, om kunder og reelle ejere er politisk eksponerede | Lov nr. 140/2018, § 17 (åbner i en ny fane) | PEP-screening ved hvert tjek, hvor skabelonen omfatter det, som Igloos standardskabeloner gør, og en egenerklæring i standardspørgeskemaerne. |
| Sanktionsscreening, når forholdet indledes, og regelmæssigt, så længe det varer | Lov nr. 68/2023, § 13 (åbner i en ny fane) | Screening kører ved hvert tjek, hvor skabelonen omfatter det, som Igloos standardskabeloner gør. En verificeret kunde screenes igen, når verificeringen fornys; et nyt tjek kan starte 30 dage før udløbsdatoen. |
| Løbende overvågning af forholdet og regelmæssig opdatering af kundeoplysninger | Lov nr. 140/2018, § 10, stk. 4 (åbner i en ny fane) | Delvist. En verificering udløber efter et år, så den skal fornys. Igloo overvåger ikke transaktioner. |
| Opbevaring af oplysninger i mindst fem år, efter at forholdet er ophørt | Lov nr. 140/2018, § 28 (åbner i en ny fane) | Hver sag gemmer svarene, resultaterne og afgørelsen med en aktivitetslog, du kan eksportere som CSV. |
| Underretning om mistænkelige transaktioner til den finansielle efterretningsenhed | Lov nr. 140/2018, § 21 (åbner i en ny fane) | Ikke en del af Igloo. Din virksomhed underretter. |
| Uddannelse af medarbejdere og en ansvarlig person udpeget fra ledelsen | Lov nr. 140/2018, §§ 33 og 34 (åbner i en ny fane) | Ikke en del af Igloo. Din virksomhed sørger for det. |
Sådan virker KYC i Igloo
Fem trin fra den første invitation til dokumentation, du kan vise en tilsynsmyndighed.
- 01
Du starter et tjek
Vælg en skabelon og start et tjek for én kunde, eller vælg flere i din kundeliste og start dem på én gang.
- 02
Kunden svarer online
Kunden får et link på e-mail, logger ind på Igloo og besvarer et kort spørgeskema. Det åbner kun for kundens egen kennitala eller, for en virksomhed, dens verificerede repræsentanter.
- 03
Screening kører automatisk
Når kunden indsender, screener Igloo vedkommende mod PEP- og sanktionslister, hvis skabelonen omfatter screening, som Igloos standardskabeloner gør.
- 04
Du vurderer risikoen og beslutter
Igloo udarbejder et udkast til risikovurdering ud fra svarene og screeningsresultaterne. Du scorer hver faktor og verificerer eller afviser derefter kunden.
- 05
Alt er registreret
Hvert trin ender i sagens aktivitetslog, som du kan eksportere som CSV. En verificering er gyldig i et år, og sagen viser, hvornår den udløber.
Skabeloner, screening og registrering af hvert trin
Dine skabeloner afgør, hvad hvert tjek spørger om, og hvad det screener for. Alle tjek samles derefter i én liste, hvert med sin egen sag og aktivitetslog.
Færdige skabeloner
Begynd med Igloos standardskabeloner for lejere, for servicekunder og for screening alene, eller kopiér en og tilpas den.
Dine egne spørgsmål
Tilføj spørgsmål med ét svar, flere svar, tekst eller tal, opfølgende spørgsmål, en risikovægt på hvert svar og en markering af svar, der kræver gennemgang.
PEP- og sanktionsscreening
Igloo screener hver kunde, når de indsender, medmindre skabelonen slår screening fra. Du knytter et reelt match til kunden eller udelukker et falsk med en begrundelse.
Risikovurdering
Igloo foreslår en score for hver risikofaktor. Du kan ændre den, men at sænke en foreslået score kræver en note. Summen afgør risikoniveauet: lavt, middel, højt eller meget højt.
Arbejdskø
Hvert tjek i én liste med sit trin (afventer kunde, afventer screening, afventer gennemgang, verificeret, afvist eller udløbet) og sit risikoniveau.
Aktivitetslog og CSV-eksport
Hver invitation, hvert svar, hver screening, scoreændring og afgørelse logges med, hvem der gjorde det, og hvornår. Eksportér loggen som CSV, når en tilsynsmyndighed beder om den.
I hånden eller med Igloo
| Opgave | I hånden | Med Igloo |
|---|---|---|
| At vide, hvem der svarede | Kopier af ID-dokumenter sendt på e-mail | Spørgeskemaet åbner kun for kundens kennitala |
| PEP- og sanktionsscreening | Manuelle søgninger på hver liste | Indbygget i skabelonen; match håndteres i sagen |
| Risikovurdering | Et regneark | En foreslået score pr. faktor, som du gennemgår og indsender |
| Revisionsspor | Spredt over e-mail og mapper | Én aktivitetslog pr. sag, der kan eksporteres som CSV |
| Udløb og fornyelse | Kalenderpåmindelser | En udløbsdato på hver sag; et nyt tjek kan starte 30 dage før |
Sikkerhed og databeskyttelse
ISO 27001‑certificeret
Leiguskjól ehf., virksomheden bag Igloo, er certificeret efter ISO/IEC 27001:2022 for sit ledelsessystem for informationssikkerhed.
Certifikat: IS-IA-2025-06-23-01
Gyldig til: juni 2028
Personoplysninger
Igloo behandler personoplysninger i overensstemmelse med GDPR og islandsk databeskyttelseslovgivning. Hver organisation ser kun sine egne kunders tjek.
PrivatlivspolitikOfte stillede spørgsmål
Skal udlejere gennemføre KYC på lejere i Island?
Ikke alle. Lov nr. 140/2018 nævner ejendomsselskaber (fasteignafélög) som forpligtede enheder, uanset om de udlejer ejendom direkte eller sælger den, samt udlejningsformidlere, når den månedlige leje er 10.000 euro eller derover. Privatpersoner, der udlejer deres egen ejendom, er ikke nævnt. Forpligtede enheder skal gennemføre kundekendskabsprocedurer, når et forretningsforhold, såsom et lejemål, indledes.
Hvad er en PEP?
En politisk eksponeret person (PEP) er en person i Island eller i udlandet, der har eller har haft et højerestående offentligt erhverv, såsom minister, parlamentsmedlem, højesteretsdommer, ambassadør eller bestyrelsesmedlem i et statsejet selskab. Deres ægtefælle, børn og forældre samt deres nære samarbejdspartnere tæller også med. Lov nr. 140/2018 kræver skærpede kundekendskabsprocedurer for PEP'er, herunder om oprindelsen af deres midler og formue. Igloos standardskabeloner screener hver kunde mod PEP-lister og beder kunderne om at oplyse det.
Hvad skal lejeren gøre, og hvor lang tid tager det?
Lejeren åbner linket i invitationsmailen, logger ind på Igloo og besvarer spørgeskemaet på nettet. Igloos standardskabelon for lejere stiller to spørgsmål: hvor pengene til leje og depositum kommer fra, og om lejeren eller en person tæt på vedkommende har en højerestående offentlig stilling. Det tager et par minutter, og spørgeskemaet åbner kun for den konto, der bærer lejerens kennitala.
Hvad sker der, hvis en lejer står på en sanktionsliste?
Igloo markerer det mulige match i sagen, og kunden kan ikke verificeres, før det er gennemgået. Hvis matchet er reelt, fastlægger lov nr. 68/2023 om internationale sanktioner og indefrysning af midler, hvad du skal gøre, hvilket kan omfatte at indefryse midler og underrette myndighederne uden ophold. Igloo indefryser ikke midler og sender ikke underretninger for dig.
Hvor længe opbevares oplysningerne?
Lov nr. 140/2018 kræver, at oplysninger fra kundekendskabsprocedurer opbevares i mindst fem år, efter at forretningsforholdet er ophørt, og lov nr. 68/2023 fastsætter samme periode for oplysninger fra sanktionsscreening. I Igloo gemmer hver sag svarene, screeningsresultaterne, risikovurderingen og afgørelsen med en aktivitetslog, som du kan eksportere som CSV til dine egne arkiver.
Underretter Igloo om mistænkelig aktivitet for mig?
Nej. Din virksomhed er den forpligtede enhed, og loven kræver, at dens ansvarlige person underretter den finansielle efterretningsenhed (skrifstofa fjármálagreininga lögreglu) om mistænkelige transaktioner i god tid. Igloo indsender ikke underretninger, men sagen og dens aktivitetslog indeholder de fakta, en underretning bygger på.
Kan jeg bruge det, hvis jeg ikke opkræver leje gennem Igloo?
Ja. KYC i Igloo afhænger ikke af lejeopkrævning. Kunderne kommer fra dine lejekontrakter i Igloo, eller du tilføjer dem manuelt, og du starter deres tjek fra kundelisten.
Afgør Igloo, om en kunde godkendes?
Nej. Igloo forbereder sagen: svarene, screeningsresultaterne og en foreslået score for hver risikofaktor. Du scorer faktorerne og verificerer eller afviser kunden, og aktivitetsloggen registrerer, hvem der besluttede, og hvornår.
Hvor længe er en verificering gyldig?
En verificering er gyldig i et år fra den dag, tjekket blev startet. Udløbsdatoen vises på sagen og i sagslisten, og du kan starte et nyt tjek på kunden, når det gamle er inden for 30 dage fra udløb.
Hvordan får jeg KYC i Igloo?
KYC slås til for hver organisation efter anmodning. Kontakt os, så sætter vi det op for dit team.